Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası

Bu web sitesini ziyaret etmeniz ve Otelix kurumsal konaklama platformu üzerinden sunduğumuz hizmetlerden yararlanmanız sırasında, size, şirketinize, seyahat eden kişilere ve talep ettiğiniz konaklama hizmetlerine ilişkin elde edilen bilgilerin hangi amaçlarla kullanılacağı, kimlerle paylaşılabileceği ve nasıl korunacağı işbu Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası'nda açıklanmaktadır.

Bu web sitesini ziyaret etmekle, rezervasyon talebi oluşturmakla veya Otelix tarafından sunulan hizmetlerden yararlanmakla işbu Politika'da belirtilen şartları okuduğunuzu kabul etmiş olursunuz.

Entour Seyahat Acenteliği ve Danışmanlık Ltd. Şti. olarak, Otelix markası altında sunduğumuz kurumsal konaklama, rezervasyon yönetimi, şirket politikası kontrolü, yönetici onayı, raporlama ve destek hizmetleri kapsamında işlenen kişisel verilerin gizliliğine ve güvenliğine önem vermekteyiz.

Kişisel verilerin korunması, şirketimizin temel çalışma ilkelerinden biridir. Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun hareket etmeyi taahhüt ederiz.

Bu Politika; Otelix web sitesini ziyaret eden kullanıcıları, kurumsal konaklama hizmetlerinden yararlanan şirket çalışanlarını, şirket yöneticilerini ve onay yetkililerini, platform admin ve operasyon kullanıcılarını, rezervasyonlarda yer alan misafirleri, müşteri adaylarını, iş ve çözüm ortaklarını, tedarikçi, otel, entegrasyon ve destek hizmet sağlayıcılarını kapsar.

Şirketimiz, bu Politikayı KVKK'ya uygun olmak ve kişisel verilerin daha iyi korunmasını sağlamak kaydıyla güncelleme hakkını saklı tutar.

Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenir.

Otelix, hizmet için gerekli olmayan kişisel verileri talep etmemeye, işleme amacının gerektirdiği ölçünün dışına çıkmamaya ve verileri yalnızca gerekli süre boyunca saklamaya özen gösterir.

Saklama süresinin dolması, işleme amacının ortadan kalkması veya ilgili kişinin hukuka uygun talebi halinde kişisel veriler silinir veya yok edilir.

Otelix hizmetleri kapsamında ad, soyad, unvan, şirket bilgisi, e-posta adresi, telefon numarası, departman, maliyet merkezi, yönetici/onay zinciri bilgileri, rezervasyon talebi, otel, tarih, oda, misafir sayısı, seyahat notları, gerektiği ölçüde kimlik veya pasaport bilgileri, ek misafir bilgileri, ödeme modeli, fatura ve cari hesap bilgileri, rezervasyon onay, iptal, değişiklik ve destek kayıtları, platform kullanım, işlem, denetim ve güvenlik kayıtları ile çerez ve oturum bilgileri işlenebilir.

Özel nitelikli kişisel veriler kural olarak talep edilmez. Ancak yasal zorunluluklar, otel veya tedarikçi gereklilikleri ya da seyahatin niteliği nedeniyle zorunlu hale gelmesi durumunda, ilgili mevzuata uygun şekilde ve gerekli güvenlik önlemleri alınarak işlenebilir.

Kişisel verileriniz; kurumsal konaklama rezervasyon talebi oluşturmak, otel müsaitliği, fiyat, tarih ve oda bilgilerini yönetmek, şirket konaklama politikasına uygunluk kontrolü yapmak, yönetici onayı veya operasyon onayı süreçlerini yürütmek, rezervasyon, iptal ve değişiklik süreçlerini yönetmek, misafir, şirket ve otel arasında operasyonel iletişim sağlamak, ödeme, fatura, cari hesap ve mutabakat süreçlerini yürütmek, kullanıcı hesabı, yetki ve rol yönetimi yapmak, raporlama, denetim ve operasyon takibi sağlamak, destek taleplerini yanıtlamak, bilgi güvenliği, işlem güvenliği ve sistem sürekliliğini sağlamak ve yasal yükümlülükleri yerine getirmek amaçlarıyla işlenebilir.

Kişisel verileriniz, hizmetin gerektirdiği ölçüde ve amaçla sınırlı olarak bağlı olduğunuz şirket ve yetkili temsilcileri, rezervasyon yapılan otel veya konaklama tedarikçisi, seyahat, transfer, ödeme, fatura ve destek hizmet sağlayıcıları, entegrasyon ve teknoloji hizmet sağlayıcıları, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, hukuki, mali veya operasyonel danışmanlar ve kanunen yetkili kişi ve kurumlarla paylaşılabilir.

Yurt dışı oteller, global tedarikçiler veya yurt dışında mukim teknoloji hizmet sağlayıcıları ile veri paylaşımı gerekmesi halinde KVKK'da öngörülen aktarım şartlarına uygun hareket edilir.

Otelix, yalnızca hizmetin sunulması için gerekli olan kişisel verileri işler. Gerekli olmayan bilgiler talep edilmez; yanlışlıkla veya fazladan iletilen bilgiler sistemlere alınmayabilir ya da silinebilir.

Kurumsal konaklama sürecinde misafir adı, iletişim bilgileri, konaklama tarihi, şirket bilgisi ve rezervasyon için gerekli bilgiler işlenir. Hizmetin niteliği gerektirmedikçe özel nitelikli kişisel veriler toplanmaz.

Kişisel veriler gizlidir. Otelix bünyesinde kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler erişebilir.

Kişisel verilerin yetkisiz erişime, kayba, değiştirilmeye, ifşaya veya hukuka aykırı işlemeye karşı korunması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınır. Bu kapsamda erişim yetkileri, kayıtlar, sistem güvenliği, şifreleme, yedekleme, denetim ve tedarikçi kontrolleri uygulanır.

Kurumsal ödeme modeli cari hesap, şirket anlaşması, kurumsal kart veya dijital ödeme şeklinde olabilir.

Kredi kartı veya ödeme bilgileri işlendiğinde, bu bilgiler ödeme güvenliği standartlarına uygun üçüncü taraf ödeme altyapıları üzerinden işlenebilir. Otelix, kart bilgilerinin güvenliğini sağlamak için teknik ve idari tedbirleri alır; ödeme altyapısı sağlayıcılarının güvenlik standartlarına uygun çalışmasına özen gösterir.

Otelix web sitesi, kullanıcı deneyimini iyileştirmek, oturum yönetimini sağlamak, güvenliği artırmak ve hizmet kalitesini geliştirmek amacıyla çerezler kullanabilir.

Çerezler; ziyaret ettiğiniz sayfalar, oturum durumu, tercih bilgileriniz ve teknik kullanım verileri gibi bilgileri içerebilir. Zorunlu çerezler web sitesinin ve oturum işlemlerinin çalışması için gereklidir. İşlevsel ve analitik çerezler, kullanıcı deneyimini iyileştirmek ve hizmet kalitesini geliştirmek amacıyla kullanılabilir.

Çerez tercihlerinizi tarayıcı ayarlarınızdan değiştirebilir veya çerezleri silebilirsiniz. Çerezlerin engellenmesi halinde web sitesinin bazı özellikleri düzgün çalışmayabilir.

Otelix, rezervasyon politikası kontrolü, fiyat karşılaştırması, onay akışı, operasyon takibi ve raporlama gibi süreçlerde otomatik sistemlerden yararlanabilir.

Bu sistemler, şirket konaklama kurallarına ve kullanıcı rolüne göre rezervasyonun hangi akışa yönlendirileceğini belirleyebilir. Kullanıcı aleyhine hukuki sonuç doğurabilecek otomatik karar mekanizmalarında ilgili mevzuata uygun hareket edilir.

Otelix, ileride destek, arama, öneri, operasyon veya raporlama süreçlerinde yapay zeka destekli sistemlerden yararlanabilir. Bu tür sistemler kullanıldığında kişisel veriler, yalnızca ilgili talebin karşılanması, hizmet kalitesinin artırılması ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi amacıyla işlenir.

Kişisel verilerin yurt dışında mukim teknoloji sağlayıcılarıyla paylaşılması gerekirse KVKK'ya uygun aktarım şartları gözetilir.

Kişisel veriler, işleme amacı devam ettiği sürece ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca muhafaza edilir.

Saklama süresinin dolması, işleme amacının ortadan kalkması veya ilgili kişinin hukuka uygun talebi halinde kişisel veriler silinir veya yok edilir.

Fatura, rezervasyon, sözleşme, işlem güvenliği ve yasal yükümlülüklere ilişkin veriler mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanabilir.

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında kişisel veri sahipleri; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, kanuni şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemler yoluyla aleyhe sonuç doğmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

KVKK kapsamındaki taleplerinizi Entour Seyahat Acenteliği ve Danışmanlık Ltd. Şti.'ne yazılı olarak veya e-posta yoluyla iletebilirsiniz.

Başvurularınız, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

Başvuruda ad, soyad, iletişim bilgisi, talep konusu ve varsa rezervasyon veya şirket bilgisi yer almalıdır. Şirketimiz, başvurunun size ait olduğunu doğrulamak için ek bilgi veya belge talep edebilir.

Şirket çalışanlarına ait kişisel veriler; iş ilişkisi, yan haklar, performans, güvenlik, iletişim, yasal yükümlülükler ve iş süreçlerinin yürütülmesi amacıyla işlenebilir.

Çalışanlara ait veriler gizlidir. İş ilişkisi sona erdiğinde veriler, yasal saklama süreleri ve meşru amaçlar çerçevesinde muhafaza edilir; süre sonunda silinir veya yok edilir.

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlendiğinin, yetkisiz kişilerin eline geçtiğinin veya veri güvenliği ihlali oluştuğunun tespit edilmesi halinde Otelix gerekli önlemleri alır.

Mevzuatın gerektirdiği durumlarda ilgili kişiler ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu bilgilendirilir.